الاتصال و التحرير الاداري

الاتصال و التحرير الاداري

المحاضرة رقم 1

تمهيد :

ان الاعتماد على الرسالة كمحرر اداري في الحياة المهنية و الوظيفية لا يمكن الاستغناء عنها لأنها تلبي متطلبات التبليغ الأساسية التي يعتمد عليها محررها

الرسالة في الأصل هي مجموعة من مضامين المعلومات تكون في شكل موضوعي يعتمد على معايير محكمة كالدقة و التمحيص ( اعادة القراءة لخلوها من الأخطاء و الأسلوب السليم )

و لعل أول من ينتهي الى المحرر في تحرير المراسلة الادارية بمختلف أنواعها و مختلف طبيعتها هو التمكن و الالهام من قواعد الكتابة بمصطلحاتها و تعابيرها و صحة أسلوبها

و يقصد ب(الاسلوب) الطريقة التي يستعملها المحرر الاداري و اختياره للمفردات و الكلمات و ذلك من حيث تركيبها و ترتيبها و ذلك من خلال الصيغ التي تنقل بها المعلومات للتعبير .

التحرير الاداري فن يتناول طريقة الكتابة و الابداع في عرض المواضيع من خلال ترتيب أجزائه و توضيح نتائجه و بهذا نستطيع أن نستخلص ان اسلوب التحرير الاداري يختلف عن الاساليب الأخرى كالأسلوب الأدبي و هذا كله يعتمد عليه في النشاط الاداري ككل . و ذلك في الادارات و المؤسسات العمومية و بالتالي يمكن الاستدلال على قدرة الادارة او ضعفها او نجاعتها و فعاليتها من خلال صلاحية و سلامة الوثائق و النصوص المحررة فيها لهذا يستلزم على الموظف العمومي التمكن من حيازة المؤهلات الضرورية لتحديد المراسلات و الوثائق الادارية بشكل سليم و صحيح مضمونا و شكلا

مفهوم التحرير الاداري

لغة : حرر . يحرر . تحريرا . أي يكتب و هي مشتقة من حرر أي أطلق سراح الفكرة أو اعطاء الحرية للتعبير .

اصطلاحا  : و تعني الانشاء و الكتابة . و أصلها مشتق من المحررات الادارية اي الوثائق التي تحررها الادارة عن طريق موظفيها و تكون وسيلة أساسية في التواصل مع مختلف المصالح الأخرى و دلك بغية الوصول الى الهدف المنتظر .

و نجد عملية الكتابة الادارية لمختلف المراسلات و الوثائق وفق الصيغ و المواصفات الخصوصية و من أهم ما يراعيه محرر الرسالة في فن التحرير الاداري :

معرفة القواعد الأساسية للكتابة

الخبرة التي لا تأتي إلا بالممارسة 

المحاضرة 02 :

مرتكزات (ضوابط) التحرير الاداري :

يمكنها تعريفها على أن مجمل المعايير و الضوابط و المتطلبات الواجب مراعاتها قصد اجراء عملية تحرير ادارية بطريقة فعالة و دقيقة خالية من شوائب العيوب الاداري . و لعل أهم المرتكزات و الضوابط هي كالتالي :

مرتكزات شكلية :

تحرر كل المراسلات و النصوص الادارية و الوثائق المختلفة في أشكال متميزة خاصة و تصب في قوالب تكاد تكون متفق عليها . تظهر من خلالها الهوية الادارية للمراسلة (مصدر الوثيقة . طبيعة الوثيقة . مرجعية الوثيقة ) حيث تعطيه الصفة الرسمية و تندرج هوية المراسلة و طابعها الرسمي ضمن الاطار القانوني و التنظيمي المسير للنشاط .

مرتكزات قانونية :

اجمع خبراء التحرير الاداري على مراعاة مختلف النصوص التشريعية و التنظيمية المتعلقة بموضوع المراسلة و ذلك تحقيقا لمبدأ المشروعية الذي يجب انت تراعيه كل المحررات و التصرفات الادارية و ذلك استنادا الى مبدأ آخر و هو "حجية الوثيقة الادارية" و ما يترتب عنها من آثار و التزامات قانونية . و بالتالي وجب على محرر الوثيقة الادارية ان يحرص على مطابقة محرراته مع النصوص القانونية المعمول بها و ذلك تجنبا لأي عيب سواء كان شكلي او موضوعي و يؤثر و يشوب هذه المحاضرة .

مرتكزات لغوية :

حفاظا على دقة المحررات الادارية و وضوح اهدافها و معانيها يلزم على المحرر الحرص على الكتابة السليمة . و الفصيحة التي تكون بعيدة عن كل ما يشيل التراكيب اللغوية او يخل بالمعاني المقصودة كالاعراب او بناء الجمل بحد ذاتها او الربط بين الجمل .

و يتدرج ضمن الضوابط اللغوية مراعاة الاستعمال الصحيح و الدقيق للمصطلحات خاصة المصطلحات القانونية و الادارية . 

الحاضرة رقم 03 :

أنواع المحررات الادارية :

نظرا لتعدد الأنشطة الادارية و تنوعها فإن المحررات تتعدد و تتنوع تبعا لذلك . الا ان تصنيف هذه الوثائق تعترضه صعوبات كثيرة . و قد صنها المجلس الأغلى للغة العربية في الدليل الوظيفي كالتالي :

المراسلات الادارية : هي الأداة المستخدمة للتواصل أو ربط العلاقات بين الادارة العمومية و الاشخاص الطبيعيين او الاعتباريين او الاتصال مع المصالح الادارية الاخرى . و تعتبر الرسالة اهم وثيقة ادارية نظرا لسعة استعمالها و تعدد مجالات استخدامها .

حيث تلعب المراسلة الادارية دورا كبيرا في توثيق الصلة بين هياكل الادارة الواحدة و التنسيق بين مختلف الفروع .

الوثائق الادارية : هي مجموعة اوراق و سجلات نظامية و رسمية صادرة عن جهات ادارية مخولة قانونا او تنظيما في هي عبارة عن :

ورقة / اعراف / سجلات

صادرة بشكل قانوني و نظامي

تتضمن معلومات و معطيات معينة

ان هذه الوثيقة صادرة عن جهة ادارية قد تكون مركزية او محلية

هذه الوثيقة هي اداة للتعبير عم موقف اداراتي او لتأكيد واقعة معينة

و تتمثل هذه الوثائق في التقدير . حرض الحال .  المحضر .

النصوص الادارية : تتخذ الادارة العمومية على المستويين المركزي (القرارات) و المحلي (الجماعات المحلية) و كذا المؤسسات العمومية ذات الطابع الاداري او ذات طابع عملي و ثقافي و مهني و قرارات في شكل نصوص تنظيمية او تنفيذية في اطار المنظومة التشريعية السارية (اوامر و قوانين) .

يضاف الى ذلك نوع آخر من النصوص نوع آخر من التفاسير و التدابير و الأحكام الواردة في النصوص الأصلية .

و تهدف هذه النصوص الاصلية الى الى توحيد النصوص التشريعية و التنظيمية و توضيح طرق و اساليب تنفيذها و يأتي على رأس هذه النصوص المذكرات التوجيهية والمناشير .

المحاضرة 04 :

اهمية التحرير الاداري

ظلت الرسالة المكتوبة عموما و الرسالة الادارية خصوصا لما وزنها الكبير و الهمم و ذلك نظرا لاهميتها البالغة في الحياة العلمية اليومية .

و تتدرج اهميتها تبعا للحمام التي تتضمنها و التي يمكن حصرها في النقاط التالية :

الوساطة الغالبة في الاتصال و نقل المعلومات :

للمراسلات الادارية مكانة خاصة في النشاط الداري فهي وسيلة غالية و جار العمل و التعامل بها في كل العلاقات الادارية باختلال انواعها سواء كان المؤسسة مالية و ادارية او غير ذالك كما انها تعد من بين اهم العوامل التي تساهم في نجاح اي تنظيم اداري و ذلك بنقل المعلومات و ايصال الحقائق الى الاشخاص المعنيين بالامر بالاضافة الى حسن استغلال الثروة اللغوية و الدقة في التعبير .

شهادة عمل و الالمام بالتطبيق :

ان الالمام بقواعد التحرير امر مهم و هذا من اجل التحرير السليم و التحكم في المضمون و بغير هذه القواعد لا يمكن للموظف ايصال و نقل المعلومة الى المخاطب بها . فاهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالادارة و المتعاملين معها .

الدلالة المادية في الاثبات :

تعد الكتابة من أقوى الأدلة في الاثبات على أساس ان الوثائق الادارية أوراق رسمية تحمل المصادقة الرسمية للمؤسسة الأصلية .

قواعد التحرير الاداري :

الخصائص التنظيمية للتحرير الاداري : يتميز التحرير الاداري بعدة خصائص تتصل بعضها اتصالا وثيقا . منها ما يتصل بالتنظيم الاداري و ما يترتب عنها من احترام للتسلسل الاداري و ما يتعلق بهم التحلي بروح المسؤولية و الحيطة و الحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الاداري او اي شخص معني بهذا النوع من التحريرات او المراسلات التي يجب احترامها . 

احترام التسلسل الاداري : يقوم التنظيم الاداري في الدولة على أساس التسلسل الاداري و هذا الاخير يتخذ شكل هرم يتجزأ الى عدة أجزاء من الأعلى الى الاسفل وفقا للقاعدة القانونية (الاعلى يسود الادنى).

و لابد للاشارة لقاعدة اخرى يجب التقي دبها عندما يتعلق الامر بالمراسلة الداخلية و هي احترام السلم الاداري . بمعنى ان اذا وجهت رسالة الى احد رؤساؤك فلابد ان تتطلع عليها و رؤساءك المباشرين . (مثلا الى السيد مدير التربية بواسطة السيد المفتش التعليم الأساسي بواسطة السيد مدير مدرسة القمم ...الخ

الرئيس الاداري يستعمل العبارات التالية ( قررت . اوجه . لاحظت . ) اما المرؤوس ( اقترح . انفذ )

المسؤولية و الحذر : لأن التحرير الاداري هو فن . ان مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الاداري و يقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه . و الاصل ان رئيس المؤسسة او مديرها هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي استندت اليه في اطار نشاط مؤسسته و ذلك طبقا للقاعدة القانونية (حيث تكون السلطة تكون المسؤولية) لكن قد يتغيب المدير لمانع ما او يفوض بعضا من صلاحياته الى احد مساعديه لفترة مهامه . و عليه يجب على المحر مراعاة المسؤولية التامة عند التحرير و عدم استعمال ضمير الجمع (نحن) بل يستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير مثلا (يشرفني أعلمكم بلا من يشرفنا نعلمكم)

اما الحذر فهو التحفظ و عدم تحمل المرؤوس للمسؤولية بل يترك الكلمة الأخيرة لمن بيده اتخاذ القرار . فعليه اختيار العبارات العامة التي لا تحمل اثباتات صريحة مثلا العبارات التالية (يبدو لي . في رأيي . يظهر مما سبق )

واجب المحافظة على السر المهني : تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف . الا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل و بمبدأ المسؤولية خاصة . اذ يجب على الموظف ان يحافظ على سر المهنة فلا يوزع او يطلع الغير خارج ضرورة مصلحته على اي عمل او اي شئ مكتوب او خبر يعرفه كما يمنع من افشاء وثائق المصلحة او اتلافها دون تجديد مكتوب من رئيس اداري